ERP实施中应准备哪些基础数据?

ERP实施中应准备哪些基础数据?

ERP实施中应准备哪些基础数据?
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    ERP系统中共有三大数据源,分别为工程数据源,库存数据源和其它各项参数的设置。其中,工程数据源和库存数据源占据了整个ERP系统数据库的90%,它们的整理难度也是最大的,整理周期也是最长的,需要花费更多的精力去处理,必须在项目实施的前期准备完成。而各项参数的设置是一个循序渐进的过程,包括项目实施成功后对系统的日常维护。


    工程数据源


    工程数据源主要包括建立科学的编码体系、物料主文件(ITMB)的建立、BOM(物料清单)的搜集和整理、产品工艺路线的确定等。


    工程数据的整理与录入涉及到许多业务部门,因此,需要成立由多个部门的业务人员组成的工程数据小组。该小组一般由ERP工程的项目负责人直接领导,要求企业标准化小组、信息部的成员加入。


    数据小组主要职责是负责ERP系统编码体系的建立与维护,一套完整的编码体系包括物料编码、供应商编码、客户编码、库位编码、计划员/采购员编码等。


    其中,物料编码的工作量是最大的,它包括原材料、外购件、毛坯、零件、部件、产品等。在物料编码的过程中,一定要避免“重复编码”和“一物多码”的情况,如果有要及时纠正。随着数字化的发展,物料编码不要赋予它太多的含义,目前大多是采取“纯数字编码”,越简单越好。



    编码体系必须在工程BOM数据整理前完成,随后要求深入到设计部门。一方面,设计图引用的物料应有编码,便于通过接口程序导入ERP系统。另一方面,进行产品设计时可通过ERP系统的相关查询工具,直接查询并引用ERP系统中的物料编码,这样便于物料编码的推广应用,也可以在应用中去检查编码的准确性。


    BOM数据的整理关键是搜集现成的物料清单,并对它进行修改,包括格式的修改和错误的纠正,以及物料编码的匹配等。BOM表录入系统存在较大的工作量,一套好的ERP产品,应该具有成批直接导入BOM表的功能,这样可以给BOM录入系统带来较大的方便。物料编码也可以成批直接导入到系统中,导入到系统中的物料编码不是单纯的编码,它还包括对应的物料描述、分类、计量单位、制购代码等等,也就是形成了所谓的物料主文件(ITMB)。



    库存数据源


    库存数据源主要有仓库基础数据,仓库类型的设置,库位的设置,仓库交易类型参数的设置等。


    其中,仓库基础数据的整理非常重要,如果先期的仓库管理比较规范,账物相符率较高,那只是将这些账物数导入到系统就可以了。如果账物相符率较低,那还要花很大的力气去整理仓库的账物数。首先要在流程上规范仓库的收发管理,对一些数量差异较大的配件,可以采取循环盘点的方法,找出产生差异的原因。特别是在ERP系统切换初期,尽管有些库存数不是很准确,但我们还是要坚持用系统的账物数,坚决丢掉手工帐,只保留一套帐,只有经过这样的一个磨合期,系统的数据才会越来越准。

      

    在设置仓库时,要先定义仓库的类型。在制造业企业,一般可以设置的仓库类型有:原材料库、配件仓库、半成品库、成品库、废品库等。仓库数据的设置,可以根据仓库的不同类型来进行,同一种类型也可以根据不同的需求设置多个仓库。


    在设置库位前,可以先对整个仓库进行分区,即设置库区。在ERP系统中,库区的设置主要以物理方位进行,如东、西、南、北区。或者根据实地的划分,按顺序来分区。


    库位就是指仓库中物料存放的货架,在库区中按地点和功能进行划分,来存放不同类别或处于不同状态的物料。如物料质检前后应该分开存放,就要设置两个库位来区分,一个是待检库,一个是合格品库。库位的设置,可以方便仓库中对物料的组织,以及出入库时对物料的管理。


    基础数据整理的工作要点


    基础数据整理工作很繁杂,没有捷径,但有方法。在千头万绪的工作中,如果能够抓住编码这一主线,把握好物料主文件、物料清单(BOM)和库存数据三个要点,就可以提纲挈领、一以贯之。


    实施制造业ERP系统的企业要高度重视基础数据的整理,如果基础数据达到了及时性、准确性和完整性的要求,系统切换上线只是水到渠成,ERP发挥效益也将近在咫尺。


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